Как отражать мобилизованных, контрактников, добровольцев в отчетах для ФНС и СФР

За работника, который участвует в СВО, нужно продолжать сдавать отчетность. По некоторым отчетам есть специфика. В статье расскажем про особенности отчетности в ФНС и СФР по участникам спецоперации.

Трудовой договор нужно приостановить с момента получения работником повестки (заключения контракта) и возобновить после возврата из зоны СВО. При этом неважно, в каком статусе сотрудник участвует в спецоперации: как доброволец, контрактник или мобилизованный.

Приказ о приостановлении или возобновлении трудового договора — основание сдать в СФР сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС‑1. Срок сдачи отчета — в день издания такого приказа или на следующий рабочий день.

Заполняйте отчет в общем порядке. В графе 3 подраздела 1.1 раздела 1 укажите код:

ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ — если отчитываетесь за то, что сотрудник ушел на СВО.

ВОЗОБНОВЛЕНИЕ — при возвращении сотрудника на работу после окончания военной службы.

Трудовой договор с мобилизованными, контрактниками и добровольцами не расторгается. И страховой стаж у таких сотрудников соответственно не прерывается. Включите данные о таких работниках в годовой отчет «Сведения о стаже». Сдается документ по форме ЕФС‑1, по сроку 25 января.

Составляйте отчет в общем порядке. В графе 7 подраздела 1.2 раздела 1 укажите код «ВОЕНСЛ».

Участники СВО по-прежнему остаются застрахованными, в том числе от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Поэтому независимо от наличия выплат включайте сотрудников, участвующих в СВО, в сведения о взносах на травматизм (форма ЕФС‑1). Речь идет о показателе «Численность работающих застрахованных лиц». А вот в среднесписочную численность не включайте (информация Росстата, приказ Росстата от 16.12.2024 № 647).

Компания (ИП) может материально поддерживать работников, которые участвуют в СВО. Помощь для участия в СВО не облагается «несчастными» страховыми взносами. Но отразить выплату в сведениях нужно — как полностью необлагаемую. Если оказываете матпомощь работнику, который является членом семьи участника, то тут не облагаются только 4 000 ₽ в год. Выплату также требуется отразить в отчете. Причем если сумма выше лимита, нужно поделить выплату на две части: необлагаемую и облагаемую (подп. 12 и 15 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ). Третья возможная ситуация — когда получатель матпомощи не ваш работник. Тогда взносы не платятся, так как не возникает объект налогообложения, поэтому в таком случае выплата не попадет в отчет.

Сведения по «несчастным» взносам заполняются нарастающим итогом с начала года и сдаются ежеквартально, в том числе за год по сроку 25 января.

По мобилизованным, контрактникам и добровольцам, как и по всем остальным застрахованным сотрудникам, нужно сдавать персонифицированные сведения в ИФНС.

Составляйте отчет в общем порядке. Если в отчетном месяце начислений не было, по сотруднику заполняются строки 020–060, а в строке 070 ставится «0». Если оказывали материальную помощь, будут данные для заполнения строки 070. Не важно, облагается эта выплата страховыми взносами или нет — ее нужно включить в перссведения.

Периодичность сдачи — ежемесячная, не позднее 25 числа по итогам отчетного месяца. Но за последние месяцы квартала (март, июнь, сентябрь и декабрь) отчет сдавать не требуется, так как необходимые данные вы отражаете в ежеквартальном расчете по страховым взносам (РСВ).

Участников СВО включайте в РСВ в общий показатель «Количество застрахованных лиц» (строка 010 подраздела 1 раздела 1), даже если выплат не было. В среднесписочную численность на титульном листе не включайте (информация Росстата, приказ Росстата от 16.12.2024 № 647).

«Персональный» раздел 3 в отчете РСВ заполняйте по работникам, которые на СВО, в общем порядке, как по остальным сотрудникам, несмотря на отсутствие выплат.

В подразделе 3.1 заполните персональные данные сотрудника.

В подразделе 3.2.1 по строке 130 ставьте свой обычный код тарифа плательщика страховых взносов. Новый код категории застрахованного лица «НВ» используйте, только если по всем физлицам не было никаких выплат за последние три месяца. То есть отчет — нулевой. Если выплат не было только у некоторых работников, а у других — были, применять код «НВ» нельзя.

Если выдавали участникам СВО матпомощь, заполняйте РСВ аналогично тому порядку, который прописали для сведений по «несчастным» взносам (подп. 18 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Расчет заполняется нарастающим итогом с начала года и сдается ежеквартально не позднее 25 числа по итогам квартала, в том числе за год по сроку 25 января.

В расчет по форме 6-НДФЛ включаются облагаемые выплаты физлицам. Например, не нужно включать в отчет материальную помощь, которую компания (ИП) оказывает участникам СВО, а также членам их семей, если помощь связана со службой. Такая матпомощь полностью освобождена от НДФЛ. Причем освобождение действует для всех получателей — участников СВО и членов их семей. И не важно, работает получатель выплаты у вас или нет (п. 93 ст. 217 НК РФ).

В 1 квартале 2025 компания купила своему мобилизованному сотруднику обмундирование, необходимое для участия в спецоперации. Во 2 квартале перечислила работнику на карту необходимые средства для покупки снаряжения. Работник предоставил справку с «Госуслуг», подтверждающую участие в спецоперации. Обе выплаты не попадут в отчет 6‑НДФЛ.

В справке о доходах, которая заполняется в составе годового отчета 6‑НДФЛ, отражаются данные по конкретному физлицу при наличии облагаемых выплат ему в течение отчетного года. Если таких выплат не было, справка не заполняется. Компания (ИП) в отношении такого сотрудника не признается налоговым агентом.

Годовой отчет по форме 6‑НДФЛ сдается по сроку 25 февраля. Промежуточные отчеты (за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев) заполняются нарастающим итогом с начала года и сдаются ежеквартально не позднее 25 числа по итогам квартала. Если выплата была, ее нужно включать в ближайший отчет и все последующие отчеты за этот год. Например, если выплата была в 1 квартале, она включается в отчеты за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев игод.

Сервисы-помощники СБИС автоматизируют и упрощают ведение учета и отчетности вашего бизнеса. Узнать подробнее: Сбис.Отчетность | Онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО